PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL SURAT MASUK DAN KELUAR MENGGUNAKAN TEKNIK DOCUMENT SCANNING, OPTICAL CHARACTER RECOGNITION, DAN DATA INDEXING

Abstract

Pengelolaan arsip (berkas) surat masuk dan surat keluar selama ini rata-rata dilakukan secara konvesional berupa hardcopy atau lembaran kertas yang menyusahkan dalam hal pencarian surat jika sewaktu –waktu diperlukan. Surat masuk dalam beberapa tahun yang lalu akan lebih susah ditemukan jika tempat penyimpanannya berupa hardcopy baik karena makin menumpuknya arsip ataupun karena arsip surat yang tersimpan sudah rusak. Kerumitan dan kesulitan ini dapat diselesaikan dengan memanfatkan kemajuan dibidang teknologi informasi yaitu komputerisasi untuk menangani arsip surat masuk dan keluar. Pengelolaan dengan pemanfaatan teknologi komputer tersebut bukan lagi berupa hardcopy (cetakan) atau lembaran kertas melainkan sudah berupa file (berkas) hasil pemindaian secara digital surat yang asli (sumber). Arsip hasil pemindaian akan direkam dengan kode tertentu agar memudahkan pada saat pencarian sehingga arsip (berkas) yang telah masuk pada beberapa tahun yang lalu tidak dalam keadaan rusak serta mudah dicari